Nel dibattito sul whistleblowing l’attenzione è spesso concentrata sulla predisposizione del canale di segnalazione, sulla tutela della riservatezza del segnalante e sulla gestione delle segnalazioni. Vi è però un profilo che, nella pratica applicativa, continua a essere sottovalutato, nonostante possa incidere direttamente sulla legittimità dell’intera procedura.

L’art. 4 del D.Lgs. 24/2023 stabilisce che i canali di segnalazione interna siano istituiti o modificati sentite le rappresentanze o le organizzazioni sindacali di cui all’art. 51 del D.Lgs. 81/2015.

Le Linee Guida ANAC hanno chiarito la reale portata di questa previsione. Il coinvolgimento delle organizzazioni sindacali non introduce alcun obbligo di accordo né attribuisce un potere di approvazione o di veto. L’autonomia organizzativa dell’ente rimane pienamente integra.

Questo, tuttavia, non deve indurre a considerare tale adempimento come una mera formalità.

Il passaggio più significativo delle Linee Guida riguarda infatti le conseguenze della sua omissione.

ANAC afferma espressamente che, in assenza dell’interlocuzione preventiva prevista dall’art. 4 del D.Lgs. 24/2023, la procedura di ricezione e gestione delle segnalazioni non può ritenersi conforme alla disciplina vigente.

Si tratta di un’affermazione di particolare rilievo sistematico.

La non conformità della procedura non deriva da un malfunzionamento del canale, da una carenza nelle misure di riservatezza o da una gestione inadeguata delle segnalazioni. Essa discende esclusivamente dalla violazione di un presupposto procedimentale che il legislatore ha ritenuto essenziale nella fase di istituzione o di modifica del sistema di whistleblowing.

Ne consegue che la mancata interlocuzione con le organizzazioni sindacali assume rilevanza autonoma e può comportare l’applicazione delle sanzioni previste dall’art. 21 del D.Lgs. 24/2023.

Il principio che emerge è chiaro: la conformità di un sistema di whistleblowing non si misura soltanto attraverso gli aspetti tecnologici o organizzativi del canale di segnalazione, ma anche attraverso il rigoroso rispetto dell’iter procedurale imposto dal legislatore.

Per questo motivo, ogni azienda – e, in particolare, quelle che hanno adottato un Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ai sensi del D.Lgs. 231/2001 – dovrebbe prestare particolare attenzione non solo all’implementazione della procedura, ma anche alla corretta tracciabilità del coinvolgimento sindacale.

Documentare l’invio dell’informativa, concedere un congruo termine per eventuali osservazioni e conservare evidenza dell’intero processo rappresentano oggi misure essenziali per dimostrare la conformità della procedura e ridurre il rischio di contestazioni.

In definitiva, il messaggio che emerge dall’interpretazione fornita da ANAC è netto: la consultazione preventiva delle organizzazioni sindacali non è un adempimento accessorio, ma costituisce un elemento essenziale della governance del sistema di whistleblowing e un vero presupposto di legittimità della procedura.

Uno spunto che merita particolare attenzione da parte di compliance officer, organismi di vigilanza, responsabili HR, professionisti e imprese chiamati ad aggiornare i propri sistemi di segnalazione.

Fonte:Il Sole 24 Ore