Anche se nella maggior parte dei casi vengono utilizzati in ambito domestico, gli assistenti possono essere usati anche sul luogo di lavoro: attenzione, però, ai rischi per la Privacy.

L’assistente vocale è una applicazione, installata su un dispositivo, che interagisce con gli utenti attraverso la voce senza alcuna necessità di un contatto fisico. Questo dispositivo viene solitamente utilizzato in ambito domestico, tuttavia può essere usato anche sul luogo di lavoro, come ad esempio in una aula multimediale oppure per la ricerca di informazioni dai gestionali. È bene ricordare che l’utilizzo degli assistenti vocali in ambito aziendale implica, però, particolare attenzione in merito alla qualità delle informazioni trattate in azienda. In materia, a marzo di quest’anno, l’EDPB ha pubblicato le “Guidelines 02/2021 on Virtual Voice Assistants” che contengono alcune indicazioni circa i rischi che possono sussistere nel caso di un uso improprio del suddetto dispositivo.

Quali sono i rischi per la Privacy nell’uso dell’assistente vocale in azienda

I rischi sulla Privacy in merito all’uso dell’assistente vocale possono comportare conseguenze anche gravi. Per questo motivo, richiedono specifici accorgimenti da parte dei soggetti autorizzati. Gli assistenti vocali, infatti, trattano e raccolgono un’enorme quantità di informazioni. Inoltre, i produttori non sempre sono del tutto trasparenti sulle possibilità connesse alla registrazione, elaborazione, trasmissione dei dati raccolti dagli assistenti vocali nell’ambiente in cui operano. I rischi principali che derivano da un uso improprio di questi dispositivi riguardano dati aziendali, riservati e sensibili, relativi a brevetti, risultati di ricerche, piano marketing, informazioni su strategie commerciali, etc.; I rischi aumentano maggiormente se i dispositivi sono collegati a delle videocamere. 

Come devono comportarsi le aziende

Le aziende per evitare che si manifestino specifiche criticità relative all’uso dei dispositivi vocali dovranno mettere in atto specifiche contromisure, a partire da un’attenta valutazione iniziale circa il suo ricorso o meno in azienda. Nel caso in cui si sia scelto di utilizzare l’assistente vocale nel luogo di lavoro, è bene prevedere la loro presenza solo in aree nelle quali non vengono trattate informazioni delicate e riservate, ad esempio una sala riunioni. In secondo luogo, è necessario individuare le persone autorizzate ad attivare gli assistenti vocali e fornire loro le istruzioni per un utilizzo sicuro dei dispositivi. Tra le buone pratiche, figurano anche l’abitudine a disattivare le impostazioni automatiche, sostituendole con un comando manuale, e a cancellare ad intervalli regolari la cronologia delle informazioni.

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